laatste werkweek

De laatste week op kantoor is aangebroken. Op kantoor lijkt het of de vakantie ook is aangebroken. Het is heel rustig. Op de grote kamer zitten we met zijn vijven. Enkele projectmanagers zijn op bezoek bij
hun vrijwilligers en hebben daar ook vaak meteen vergadering met de lokale partners van hun project. Op kantoor hebben we problemen met internet. Het ligt eruit en de dame die IT onder haar hoede heeft komt er niet uit. Russell vraagt me wat ik eigenlijk van de afdeling beneden vind. Ik geef aan dat ik het aardige mensen vind maar dat ze erg passief zijn. Ze komen pas een beetje in actie als er een klacht is. Er zijn bijvoorbeeld al een tijdje af en aan problemen met internet, vooral op de bovenverdieping. Ik begrijp niet waarom ze niet een keer een technische ondersteuning van buiten inschakelt om het probleem eens goed aan te pakken. Als de analyse er is, kan je vervolgens een plan maken en het aan de directie voorleggen. Dan toon je aan dat je betrokken bent bij de organisatie en mee wil denken aan oplossingen. Maar ja, misschien denk ik wel te veel vanuit mijn westerse achtergrond. Dit is Afrika en daar wordt met dit soort zaken anders omgegaan. Ik ben er wel achter dat het absoluut geen onwil is of een neiging om de boel te frusteren. Echt niet! Het is een soort machteloosheid die bij hen tot een soort apathie leidt.

Ik schrijf de vacaturetekst voor een M&E (monitoring en evaluatie) specialist en die gaat een uurtje later de deur uit richting Canada bij de organisatie CUSO die de kosten hiervoor voor haar rekening zal nemen. Mooi, weer iets in gang gezet wat tot verdere verbeteringen in de nabije toekomst kan leiden. 's Avonds sta ik Kitty bij door haar verslag grondig te lezen en op enkele punten met haar te bespreken. Ze heeft in een korte tijd enorm veel informatie verzameld door stukken te lezen, medewerkers en klanten te interviewen en de verschillende lokaties te bezoeken waar de Immigratiedienst actief is.

Gelukkig is ze al vanaf het begin begonnen goede aantekeningen te maken en uit te werken in een verslag. Nu komt alles bij elkaar in een stuk met wel 30 aanbevelingen, maar dat heeft ze leuk opgebouwd
door voorafgaand aan elke aanbeveling te vertellen hoe het volgens de wet moet, hoe het in de praktijk plaatsvindt en hoe de medewerker en klant dit ervaren. De voorbeelden die ze erbij zet spreken zeer tot de verbeelding. Bijv dat men geacht wordt zich aan bepaalde kledingvoorschriften te houden (wat in feite nergens is aangegeven): een klant met een te korte rok of korte broek wordt al door de beveiliging geweigerd om binnen te komen en kan dus geen aanvraag indienen. Backoffice betekent hier dat klanten gewoon achter het loket kunnen doorlopen het kantoor in en dat men dan zelf op zoek gaat naar de ambtenaar die de aanvraag behandelt daarmee allerlei andere ambtenaren lastigvallend. Bij het loket zijn ramen geplaatst met kleine gaten die of te hoog of te laag zijn voor de meeste klanten. Resultaat is dat iedereen naar elkaar loopt te schreeuwen om zich verstaanbaar te maken. Op woensdag moet ze haar bevindingen presenteren. Ze vertelt me later dat er zo'n 20 man aanwezig waren en dat ze haar losse manier van presenteren zonder powerpoint maar met voorbeelden zeer prettig vonden. Ze zijn heel blij met de aanbevelingen die ze doet en Kitty is blij en opgelucht tegelijk dat het in zulke goede aarde is gevallen.

De dag erop komt een collega van ons over uit Nairobi waar hij is geplaatst als liaison officier bij de Nederlandse ambassade. Hij heeft een achttal landen in Oost afrika onder zijn hoede en zijn taak bestaat
vooral uit het goed voorlichten van de vliegmaatschappijen over de documenten die hun passagiers moeten hebben om richting Europa te vliegen, waar de passagiers aan moeten voldoen enz. Ook geeft hij
les over identiteitsdocumenten aan verschillende immigratiediensten. Hij heeft meer taken maar het voert te ver om die hier allemaal op te noemen. Het is een leuke en afwisselende baan. Voor hem is het
meegenomen dat Kitty op het hoofdkantoor van de Immigratiedienst in Tanzania werkt want op die manier kan hij wat kontakten opdoen (alles draait om netwerken hier). Kitty neemt hem en mij mee op haar
laatste dag bij de Immigratiedienst van Tanzania. We praten met enkele directeuren daar en mogen tot slot de hoofddirecteur een handje geven. Kitty vraagt al weken om met deze man kennis te maken om hem een brief van onze hoofddirecteur te overhandigen maar kennelijk heeft de beste man het zo druk dat het pas op haar allerlaatste dag kan.

Later die dag hebben we nog een gesprek met een aantal
medewerkers van de EU-afvaardiging te Tanzania. We bespreken enkele problemen die zij geregeld tegenkomen in hun kontakt met de Immigratiedienst. Ik geef aan dat ik hierin wel mogelijkheden zie voor een vervolgopdracht wat ik in Nederland met mijn hoofddirecteur zal gaan bespreken.

Met Russell heb ik nog een afsluitend gesprek waarbij hij met mij nog enkele zaken bespreekt over het verder runnen van het kantoor. Hij vindt het prettig om te horen hoe ik in bepaalde zaken zou handelen.
Hij is natuurlijk nog erg jong en heeft op leidinggevend gebied weinig ervaring en hangt bij wijze van spreken aan mijn lippen.

We sluiten de werkperiode af met een passend etentje bij Akemi, een restaurant op de 21e verdieping dat langzaam ronddraait en vanwaar je een geweldig uitzicht over Dar es Salaam hebt. Ik moet nog eens goed nadenken over wat het werken hier in een hele andere sector dan ik gewend ben en in een totaal ander land met hele verschillende gebruiken dan Nederland voor mij heeft betekend. In eerste instantie zeg ik: HET SMAAKT NAAR MEER!!!!!!!!

Het volgende reisverslag wordt samen met Rietje geschreven. Zij is vannacht aangekomen na een prima vlucht samen met Alex, de man van Kitty. Kitty en ik vonden dat we hun niet konden onthalen op Kays Lodge waar we de afgelopen weken hebben geslapen. Dus hebben we het maar meteen goed gedaan door 2 kamers te boeken in het Hilton.
De volgende keer meer..